Vereinsmanagement

Das neue “Vereinsmanagement” des LSFH e.V. steht für Verbandsmitglieder bereit. Die Vereinsverwaltungssoftware wurde vom LSFH e.V., in Zusammenarbeit mit einem professionellen Kooperationspartner, als sog. “Client Server” Lösung konzipiert und den speziellen Anforderungen der Verbandsmitglieder angepasst. Der Vor-Ort-Support für Norddeutschland und die erforderlichen Schulungen erfolgen exklusiv durch den LSFH e.V. und seine Beauftragten.

Wie bereits der Verbandsbeitrag, orientieren sich die laufenden Kosten für das neue “Vereinsmanagement” des LSFH e.V. an der Anzahl der zahlenden Mitglieder des Vereins. Da gemeinnützige Vereine alles benötigen, nur keine weiteren Kosten, konnte erreicht werden, dass der Mitgliedsbeitrag im LSFH e.V. bereits einen großen Teil der laufenden Kosten abdeckt.

Die Software nutzt das Internet als Transportmedium, damit alle berechtigten Vereinsfunktionäre mit nur einem, immer aktuellen, Datenbestand ihres Vereins arbeiten können. Für das “Vereinsmanagement” des LSFH e.V. wurde also ein, der zunehmenden Digitalisierung gerecht werdender, zukunftssicherer und damit nachhaltiger, Ansatz gewählt.

Viele Vereinsfunktionäre teilen sich die formalen Verwaltungsaufgaben im Verein, das geht aber nur effizient, wenn sie gleichzeitig und zudem orts- und zeitunabhängig auf einen, stets gleichen und aktuellen, Datenbestand zugreifen können. Die Vereinssoftware berücksichtigt das, indem sie zwar lokal auf Ihrem Rechner installiert wird, die Daten aber liegen, für alle Berechtigten nutzbar, auf einem, dem Stand der Technik entsprechend, gesicherten Server. Aktuelle Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen der Datenschutzbehörden wurden bereits bei der Konzeption der Software berücksichtigt und entsprechen stets dem aktuellen Stand der Technik. Regelmäßige Backups sichern zudem die Verfügbarkeit und jederzeitige Wiederherstellbarkeit Ihres Datenbestandes.

Das neue “Vereinsmanagement” folgt zudem der Grundphilosophie, dass sich Software dem Nutzer und nicht der Nutzer der Software anzupassen hat. Dafür hat der LSFH e.V., die jahrelang gesammelten Erfahrungen aus der praktischen Ehrenamtsarbeit in die Konzeption eingebracht.

Das neue “Vereinsmanagement” besteht daher aus einer “Mitgliederverwaltung”, die sich, immer im Rahmen rechtlicher Vorgaben, den Ansprüchen an die praktische Vereinsarbeit und den persönlichen Vorlieben vieler Vereinsfunktionäre anpassen lässt, einer spezielle,steuerrechtskonformen “Vereinsbuchhaltung” einschließlich “Online-Banking” Funktionen und einer umfangreichen, datenschutzkonformen “Mehrbenutzerverwaltung”, die Ihnen helfen, Ihren Verein ganz nach Ihren Wünschen und zukunftssicher zu verwalten.

Viele integrierte Abläufe erleichtern Ihnen nun die Vereinsverwaltung. Sie begrenzt die tägliche Verwaltungsarbeit auf ein Minimum, so dass Sie wieder mehr Zeit dafür haben, sich um die Erreichung des eigentlichen Vereinszwecks zu kümmern.

Terminplaner
Mit dem “Vereinsterminplaner” steht ein moderner Terminplaner für alle Belange des Vereins bereit. Mit ihm können alle Termine Ihres Vereins zentral koordiniert werden. Hier haben Sie die Auswahl, ob Termine für einzelne Personen oder für ganze Gruppen sichtbar sein sollen. So können Sie Projekt-, Sparten oder Abteilungstermine all Ihrer Projekte, Sparten oder Abteilungen eintragen oder Termine, die den ganzen Verein betreffen.

Mitgliederverwaltung
Der Mittelpunkt eines jeden Vereins sind seine Mitglieder. Um diese effizient und
datenschutzkonform verwalten zu können, stellt Ihnen die neue Vereinsverwaltung” des LSFH e.V. eine übersichtliche, komfortable und wirksame “Mitgliederverwaltung” zur Verfügung. Natürlich können Sie alle Mitglieder komfortabel anlegen, ändern oder austreten lassen. So werden z.B. bereits bei der Neuanlage von Mitgliedern, Postleitzahlen, Bankleitzahlen und Geburtsdaten automatisch auf Ihre Richtigkeit hin überprüft, um zukünftig “Karteileichen” zu verhindern. Mit dem “Sofortfilter” können Sie Mitglieder suchen oder sich Mitgliedergruppen anzeigen lassen. Mit den umfangreichen Druck- und Exportfunktionen bleiben schlussendlich, auch bei der Gestaltung von Mitgliederlisten, keine Wünsche offen.

Gruppenfunktion
Mit den umfangreichen Gruppenfunktionen bietet Ihnen die neue “Vereinsverwaltung” des LSFH e.V. alle Möglichkeiten, die man von einem modernen Programm erwarten darf. Sie können fixe Gruppen (z.B. für Projekte) bilden, bei denen Sie bestimmen, welche Personen zu welchen Gruppen gehören. Sie können aber auch variable Gruppen bilden, bei denen bestimmte Filterkriterien, wie z.B. das Alter, bestimmen, welche Personen Mitglied in einer Gruppe sind. Eine “Übungsleiterverwaltung” mit verschiedenen Möglichkeiten der
Übungsleiterabrechnung sind ebenfalls eingebaut.

Zusatzoptionen
Viele nützliche Zusatzoptionen, wie z.B. eine “elektronische Belegablage”, können Sie bei Bedarf ganz einfach dazu buchen.

Einarbeitung/Schulung/Service/Anpassung
Über die LSFH “Bildungsakademie” begleiten Sie die Fachleute des LSFH e.V. von der Ersteinrichtung des Programms bis hin zur Klärung spezieller Fragen rund um die Themen Finanzen, Buchhaltung oder allgemeine Verwaltung. Schulungen bietet der LSFH e.V. separat und in unterschiedlichen Formen an, z. B. als “Online-Webinar”, als “Peer2Peer Coaching” oder auch als private “Inhouse-Schulung”. Aber auch beim technischen Support oder bei der Anpassung von grafischen Darstellungsmasken oder Vorlagen, werden Sie vom LSFH e.V. selbstverständlich unterstützt.

Auf der Grundlage eines “Service Level Agreements” (SLA) und in Absprache mit Ihnen, führen die Fachleute des LSFH e.V. die gewünschte Anpassungen durch. Zudem berät der LSFH e.V. Sie auch bei allen anderen Fragen rund um Ihren Verein und das natürlich kostenlos.

Auflistung aller Spezifikationen:

Zentraler Datenbestand
• Vereinsdaten (Termin, Mitglieder, Buchhaltung und Kommunikation) werden zentral abgelegt, um von mehreren Personen bearbeitet werden zu können. Software durch einen Klick installiert
• Automatische Updates inklusive
• Keine Sicherung nötig
• Datenschutz besser als zu Hause
• Mehrbenutzerfähigkeit
• Benutzer durch Rechtesystem einschränkbar
• Nachvollziehbarkeit der Änderungen
• Benutzer sperren nach Ausscheiden
• Zentrale Tätigkeitsberichte der Benutzer

Mitgliederverwaltung
• Anpassbare Mitgliederfelder
• Anpassbare Filter
• Anforderung und Verwaltung von Führungszeugnissen
• Anpassbare Mitgliederlisten
• Änderungsaufzeichnung
• Bildung von Mitgliedergruppen
• Mitgliedermassenänderungen
• Anpassbare Mitgliedermasken
• Eigene Tabellen mit Verknüpfungen

Übungsleiterverwaltung
• Stundenerfassung
• Pauschalzahlungen
• Scheinverwaltung
• Übungsleiterabrechnung mit abweichenden Zahlungsdaten
• Übungsleiter je Benutzer anzeigen

Vereinsbuchhaltung
• Kein Abtippen von Buchungen mehr
• Automatische Erzeugung von Spendenquittungen
• Auf Vereine abgestimmter Kontenrahmen
• Buchhaltung aufteilen in Sparten
• Projektabrechnung
• Offene Postenverwaltung
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Bsp. EÜR, Kassenbücher,
• Buchungsjournale
• Budgetplanerstellung
• Rückläuferbehandlung
• Automatische Vergabe von Buchungsnummern

Zahlungsverkehr
• Integriertes Online Banking
• Überweisungen
• Einzellastschriften
• Sammellastschriften für Beiträge, Gruppen oder freie Auswahl der Zahlungspflichtigen
• Automatische Mandatsverwaltung
• Übermittlung von Kontoumsätzen
• Kontensynchronisierung mit allen Banken
• Alle bekannten TAN Verfahren

Kommunikationsmedien
• Email, personalisiert
• Versand von personalisierten PDF Dokumenten via Email
• Versand von SMS Kurznachrichten
• Versand von Geburtstagserinnerungen an
• Versand von Glückwunsch SMS

Beitragsverwaltung
• Altersabhängige Beiträge
• Fixe Beiträge
• Freie Beiträge
• Berechnete Beiträge
• Beiträge mit Ablauf

Kontoverwaltung
• Barkassen
• Giro Konten
• Festgeldkonten
• PayPal Konten
• Verrechnungskonten
• FinTS/HBCI Online-Banking
• Prüfung der Mitgliederkonten
• Lieferantenverwaltung

Rechnungswesen
• Erstellen von Beitrags oder Artikelrechnungen
• Erstellen von Angeboten oder Rechnungen aus Rechnungen
• Artikelverwaltung mit einfachem Bestandswesen
• Mahnwesen mit unterschiedlichen Stufen
• Berechnung von Mahngebühren
• Berechnung von Verzugszinsen
• Rechnungsversand via Email

Kommunikation
Serienbriefe, Mitgliedsbriefe
Rechnungen
Listen
Über 20 weitere Vorlagentypen

Schulung und Support
• kostenlose LSFH e.V.-Schulungen
• Ersteinweisung kostenlos
• Anpassen von Briefbögen oder Formularen kostenlos
• Mitgliederimport kostenlos
• Support via Telefon oder Email kostenlos

Technische Voraussetzungen
• ab Microsoft Windows Windows 7 Sp1
• 200MB Festplatte
• Kleine DSL Leitung reicht

Zusätzliche Möglichkeiten:

Verein Festplatte
• „Papierlos Büro“ dadurch möglich
• Eingescannte Mitgliedsanträge oder Kündigungsschreiben
• Zentrale Ablage von Bildern oder Dokumenten
• __________Zugriff von unterschiedlichen Geräten wie Smartphone , Tablett
• Preis, ab 2,38€ im Monat incl.MwST

Elektronische Belegablage
• Belege werden elektronisch erfasst und Buchungen zugeordnet
• Druck von Kassenbuch mit Belegen
• Kassenprüfer können online prüfen
• Belege sind unlöschbar aufbewahrt
• Preis: 49.-€ Einrichtungsgebühr, 5,95€ monatlich incl. MwSt.

Lettershop
• Druckaufbereitung nach Ihren Wünschen
• Falzen und kuvertieren
• Versand mit deutscher Post