Seit 2018 verlangt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch gemeinnützigen Vereinen eine Menge ab.

Erleichternde Sonder- oder Ausnahmeregelungen für Vereine gibt es nicht, daher müssen auch Vereine ein “Datenschutzmanagement-System” (DSMS) implementieren. Auch die, für 2020 gesetzlich vorgeschriebenen, Evaluation der DSGVO, sieht bisher keine wesentlichen Erleichterungen für Vereine vor.

Deshalb stellt der LSFH e.V. seinen Mitgliedern mit dem “Datenschutzmanagement Verein” (DSMV) ein Basis-Konzept zur Verfügung, mit dem jeder Verein, auch ohne explizites Fachwissen, ein übersichtliches und DSGVO-konformes “Datenschutz-management System” eigenständig erstellen, anpassen, aktualisieren und verwalten kann. Und das mit überschaubarem Aufwand.

Das neue  “Datenschutzmanagement Verein” wurde vom LSFH e.V., in Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten, als sog. “Browser” Lösung konzipiert und den speziellen Anforderungen der Verbandsmitglieder angepasst. Der Vor-Ort-Support für Norddeutschland und die gesetzlich vorgeschriebene, regelmäßigen Datenschutzsensiblisierung aller, mit personenbezogenen Daten arbeitenden, Vereins-funktionäre erfolgen exklusiv durch den LSFH e.V. und/-oder seine Beauftragten. Über Teilnahmebescheinigungen kann die Teilnahme regelkonform im DSMV dokumentiert werden.

Wie bereits der Verbandsbeitrag, orientieren sich die laufenden Kosten für das neue “Datenschutzmanagement Verein” des LSFH e.V. an der Anzahl der zahlenden Mitglieder des Vereins. Da gemeinnützige Vereine alles benötigen, nur keine weiteren Kosten, konnte erreicht werden, dass der Mitgliedsbeitrag im LSFH e.V. bereits den wesentlichen Teil (Basics) der laufenden Kosten abdeckt. Kosten die durch individuelles Coaching oder durch ein zertifiziertes Audit für Vereine entstehen, gelten hierbei Sonderaufwendungen und sind mit dem Auditor gesondert zu vereinbaren.

Die Software nutzt das Internet als Transportmedium, damit alle berechtigten Vereinsfunktionäre mit nur einem, immer aktuellen, Datenbestand ihres Vereins arbeiten können. Für das “Datenschutzmanagement Verein” des LSFH e.V. wurde also ein, der zunehmenden Digitalisierung gerecht werdender, zukunftssicherer und damit nachhaltiger, Ansatz gewählt.

Viele Vereinsfunktionäre teilen sich die umfassenden, formalen Dokumentationsaufgaben des Datenschutzes im Verein, das geht aber nur effizient, wenn sie gleichzeitig und zudem orts- und zeitunabhängig auf einen, stets gleichen und aktuellen, Datenbestand zugreifen können.

Das “Datenschutzmanagement Verein” berücksichtigt das, indem Programm und Daten, für alle Berechtigten nutzbar, ausschließlich auf einem, dem Stand der Technik entsprechend, gesicherten Server liegen. Aktuelle Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen der Datenschutzbehörden wurden bereits bei der Konzeption der Software berücksichtigt und entsprechen stets dem aktuellen Stand der Technik. Regelmäßige Backups sichern zudem die Verfügbarkeit und jederzeitige Wiederherstellbarkeit Ihres Datenbestandes.

Das neue “Datenschutzmanagement Verein” folgt damit der Grundphilosophie, dass sich Software dem Nutzer und nicht der Nutzer der Software anzupassen hat. Dafür hat der LSFH e.V., die Entwicklung im Datenschutz in Vereinen verfolgt und Erfahrungen aus der praktischen Ehrenamtsarbeit in die Konzeption eingebracht.

Das neue “Datenschutzmanagement Verein” wurde in Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten entwickelt. Über das “Datenschutz-Cockpit” hat der Verantwortliche jederzeit einen Überblick über den Stand des DSMV in seinem Verein. Mit der “Risko- und Datenschutzfolgeeinschätzung” können bestehende und neu Verfahren schnell auf Ihre Gefährdung hin überprüft werden. Eine Liste an vorzuhaltenden Dokumenten hilft dabei, nichts zu vergessen.

Zudem arbeitet das “Datenschutzmanagement Verein” durch eine „Zwei-Faktor-Authentisierung“ (2FA), automatisierte Backups und Hosting nach DSGVO sicher und zuverlässig. Das “Datenschutzmanagement Verein” wird fortlaufend durch den LSFH e.V. mit automatisches Updates und Upgrades aktuell gehalten. Mustertexte & Vorlagen sind „onBoard“ verfügbar. Über das “Datenschutzmanagement Verein” können Vereine selbst Schulungsmöglichkeit für Verantwortliche und Funktionsträger erarbeiten. Auf Wunsch können sich Vereine durch geprüfte Sachverständige des LSFH e.V. auditieren lassen.

Viele integrierte Abläufe erleichtern Ihnen nun das Datenschutzmanagement.  Sie begrenzt den Aufwand auf ein Minimum, so dass Sie wieder mehr Zeit dafür haben, sich um die Erreichung des eigentlichen Vereinszwecks zu kümmern.

Auflistung aller Spezifikationen:

• Verarbeitungsverzeichnis
• Technisch und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
• Unternehmerverwaltung z.B. zu Dienstleistern und Dritt-Beauftragten
• Mitarbeiter-und Mitgliederverwaltung
• Risiko- und Datenschutz-Folgenabschätzung
• Ablage Ihrer Vereinsdokumente (Cloud)
• Intelligentes Aufgabensystem für Verantwortungs-und Funktionsträger
• Schulungsstatus bei Verantwortungs- und Funktionsträger sowie Mitglieder
• PDF-Export Ihrer Vereinsdokumente inkl. Ihres bereitgestellten Logos
• für Mitgliedsvereine dauerhafte Betreuung garantiert
• gesicherte Datenbestände durch tägliche Backups
• stetige Aktualisierung der gesetzlichen Anforderungen
• 24/7/365 Support
• Aktualisierung der rechtlichen Dokumentationen
• 4-fache Sicherheit für Ihre digitalen Datenbestände
• 3-tägliches Backup Ihrer digitalen Datenbestände
• bei Bedarf und Notwendigkeit erforderliche Nachschulungen
• Möglichkeit der Nutzung von Webinaren für E-Learning-Gelegenheiten